Получение трудовой как отправить уведомление работнику

Что делать, если работник не забирает трудовую

Если вы столкнулись с ситуацией, когда бывший работник намеренно не забирает свою трудовую книжку после увольнения, не паникуйте. Сегодня мы расскажем, что делать в таких ситуациях и как обезопасить себя от ответственности.

Когда нужно выдать трудовую книжку

При расторжении договора с работником ему нужно выдать трудовую книжку в день его увольнения, т. е. в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Если это не сделать, можно получить штраф по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства:

• должностному лицу и ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
• организации — от 30 до 50 тыс. руб.

Более того, если работодатель задержал трудовую и тем самым препятствовал бывшему работнику устроится на новую работу, то понесет ответственность за незаконное лишение человека возможности трудиться и будет обязан возместить ему не полученный заработок (ст. 234 ТК РФ).

На практике бывают случаи, когда работника нет на месте в день увольнения или он намеренно отказывается забирать свою трудовую. Такое возможно при конфликте между работником и работодателем, когда бывший сотрудник хочет вам за что-то отомстить — обвинить в незаконном удержании его трудовой книжки. Однако если работодатель поведет себя грамотно, то легко избежит ответственности.

Если работник перешел на электронную книжку (ЭТК), то вместо бумажного формуляра ему следует представить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Направьте уведомление работнику

Работодатель может направить трудовую книжку работнику почтой, но только получив его согласие (ст. 84.1 ТК). А чтобы получить такое разрешение от работника, который не выходит на связь или отказывается забирать книжку лично, работодателю следует написать ему письмо — официальное уведомление, в котором он сообщает работнику, что соблюдает закон, готов отдать книжку сразу и предлагает удобные варианты ее получения:

• забрать лично;
• получить почтой.

Уведомление оформляется в свободной форме, но желательно прописать в нем причину прекращения трудового договора и дату последнего дня работы. Сообщите о своей обязанности хранить трудовую книжку согласно ст. 84.1 ТК, попросите явиться за документом и предложите направить ее почтой. Обязательно предупредите, что в противном случае она так и будет лежать у вас в архиве, пока работник ее не заберет.

Образец уведомления работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой Скачать

Со дня направления такого уведомления работнику работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Поэтому направьте уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения на адрес работника, который вам известен. Если отправите на следующий день, то нарушите требование закона о выдаче книжки в день увольнения.

Не получается отдать книжку лично — сразу же готовьте и несите на почту уведомление. Почтовый штамп с датой отправки подтвердит, что сроки вы не пропустили.

Все это время книжка должна храниться у работодателя, он не вправе с ней что-либо делать. Если работник не может прийти, но согласен на отправку почтой, вы должны получить от него официальное согласие, т. е. такое же письмо. В спорной ситуации вы сможете доказать, что направили книжку почтой с разрешения работника, а письмо будет этому подтверждением.

Однако конфликтный работник может намеренно вам не отвечать на письмо. В этом случае доказательством того, что вы не удерживаете его книжку у себя, станет то самое уведомление, которое вы направили ему, опись вложения и почтовая квитанция. Сроки, в которые работник должен явиться за книжкой, законом не установлены. Если за книжкой так и не пришли, храните ее у себя до востребования в течение 50 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Бывает и так, что направленную книжку не забирают на почте (уехали отпуск, лежат в больнице, находятся в СИЗО и т. п.). Она лежит в отделении и затем возвращается обратно к вам. В этом случае безопаснее для себя будет принять книжку и хранить до востребования, как и указано в п. 43 раздела VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Если работник одумается и придет за трудовой позже, то напишет письменное заявление о выдаче ему трудовой книжки. Вы обязаны предоставить ему документ в течение 3 рабочих дней с момента поступления такого заявления (ст. 84.1 ТК РФ).

А если ваш работник умер, то в его трудовую нужно внести соответствующую запись о прекращении трудового договора и выдать на руки одному из его родственников под расписку или выслать по почте, но также с письменного согласия родственника (п. 37 раздела IV Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225).

Уведомляем о необходимости получить трудовую книжку (образец)

Работник организации, находясь на больничном, написал заявление об увольнении. Однако в последний рабочий день за трудовой книжкой он не явился и на телефонные звонки не отвечает. Чтобы снять с себя ответственность за задержку выдачи документов, нужно составить уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Предлагаем образец заполнения.

Вносим запись об увольнении

После того как работник написал заявление об увольнении, издан соответствующий приказ и закрыта личная карточка в трудовой книжке нужно сделать запись об увольнении по собственному желанию. Содержание записи будет таким: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (п. 15 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, п. 5.2 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Данную запись нужно внести в раздел «Сведения о работе», указав ее порядковый номер, день увольнения сотрудника и реквизиты приказа об увольнении. После этого сделанную запись нужно заверить подписями сотрудника и кадрового специалиста, ответственного за ведение трудовых книжек. Если у организации есть печать, то ее нужно приложить, удостоверив сделанную запись (подробнее об этом см., «Запись в трудовой при увольнении по собственному желанию: образец»).

Сотрудник не явился за трудовой

На практике возможна ситуация, когда работник в день увольнения не приходит за своей трудовой книжкой. В таком случае ему следует направить уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Данное уведомление нужно направить по почте ценным письмом с описью вложения. Это позволит снять с организации ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки работнику (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Законодательство не устанавливает единого бланка для уведомления о получении трудовой, поэтому документ можно составить в произвольном виде, указав:

• информацию о трудовом договоре (дату и номер);
• дату расторжения договора;
• адрес и время работы отдела кадров, где хранится трудовая книжка.

Также в уведомлении нужно предложить работнику явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте. Если согласие на почтовое отправление документа получено, то трудовую нужно отправить не позднее трех рабочих дней с момента получения письменного согласия бывшего работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Направить книжку нужно ценным письмом с описью вложения. Такой подход позволит избежать ответственности в случае, если трудовая будет потеряна при пересылке.

Неполученную при увольнении трудовую книжку нужно хранить до востребования документа бывшим сотрудником или его родственниками. Срок хранения невостребованной книжки составляет 75 лет (п. 43 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, Перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).
Специально для читателей наши специалисты подготовили образец заполнения уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

Также вы можете скачать заполненный образец уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

Уведомление на получение трудовой книжки (образец)

Трудовая книжка – это один из основных документов, который подтверждает факт занятия трудовой деятельностью гражданином и его стаж. При прекращении трудовых взаимоотношений с сотрудником работодатель обязан выдать данный документ в последний рабочий день. Но обстоятельства могут сложиться таким образом, что увольняемого может не оказаться на рабочем месте, либо тот вовсе отказывается от получения документа. В таком случае работодатель не обязан хранить трудовую, но должен уведомить бывшего работника о необходимости явки за ней. Предлагаем рассмотреть вопрос о том, как должен составляться образец уведомления письма о получении трудовой книжки при увольнении.

Что должно содержаться в уведомлении?

Буквальное толкование ст. 84 ТК РФ позволяет определить, что в документе должны содержаться:

• ФИО сотрудника;
• адрес проживания (прописки);
• сведения о работодателе (наименование компании);
• номер документа и дата составления;
• дата расторжения трудового контракта;
• фактическое неполучение увольняемым трудовой;
• сведения о том, что сотрудник должен явиться за формуляром или направить свое согласие в письменной форме на его отправку по почте;
• адрес для обратной связи;
• график работы отдела, уполномоченного на выдачу документации;
• ФИО составителя уведомления и его подпись;
• печать организации.

При наличии вышеперечисленных реквизитов можно говорить о том, что уведомление составлено в надлежащей форме. Во-первых, целью данного извещения является указание на то, что работодатель готов выдать бывшему сотруднику трудовую книжку. Во-вторых, при наличии отправленного уведомления наниматель снимает с себя ответственность, которая грозит ему в случае нарушения сроков выдачи трудовой. Такая ответственность снимается с даты направления извещения бывшему сотруднику.

Однако стоит отметить, что не будет являться ошибкой составление уведомления по другому шаблону. В законодательстве нет единого образца, поэтому каждой организацией самостоятельно решаются вопросы касаемо:

• вида и формы бланка извещения;
• реквизитов, которые должны быть указаны в письме;
• применяемых формулировок.

Как отправить письмо-уведомление?

Несмотря на установленные Постановлением Правительства РФ № 225 и Минтруда № 69 правила ведения, хранения и передачи трудовой, конкретной и четкой формы составления документа-уведомления не предусмотрено, поэтому сотрудники отдела кадров пишут письмо в свободной форме с рекомендацией о необходимости получить трудовую.

Законом установлены два способа для передачи документа:

Во втором случае документ должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых передается уволенному гражданину, а второй остается в архиве отдела кадров. Экземпляр, остающийся в компании работодателя, должен содержать отметку о вручении, проставленную собственноручно бывшим работником.

В отметке указывается:

• ФИО сотрудника и его личная подпись;
• слово «получил»;
• дата вручения.

Сотрудник может изъявить желание получить документ по почте, тогда данное пожелание приписывается в отметке об ознакомлении. Допускается внесение в содержание письма соответствующей графы со свободным местом для проставления росписи.

Составление уведомления о получении трудовой при увольнении по статье

Даже если прекращение трудовых отношений произошло из-за нарушения, допущенного сотрудником, например, за прогул, правила составления извещения будут аналогичными обычному порядку. В уведомлении также указываются реквизиты договора и дата его расторжения, а также сведения, перечисленные выше.

Сроки для выдачи трудовой

Ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ определяет, что трудовая книжка подлежит выдаче лично или по почте увольняемому сотруднику, обратившемуся к работодателю после получения уведомления, не позже трех рабочих дней с момента обращения.

Хранение возвращенной трудовой книжки

Иногда происходят случаи, когда после получения от работодателя уведомления сотрудник соглашается на получение трудовой тем или иным способом. Но в результате документы возвращаются назад, поскольку сотрудник не явился лично или не смог забрать их из отделения почтовой связи.

Стоит ли хранить возвращенные документы?

Судебная практика при этом неоднозначна. С одной стороны после получения от сотрудника согласия на передачу ему документов, работодатель не несет за них ответственность ровно с этой даты. С другой стороны, при утере или намеренном уничтожении, суды часто встают на сторону бывших сотрудников и взыскивают с нарушителей компенсации за моральный ущерб и процессуальные расходы.

Вам также будет интересно:

Ответственность работодателя

Таблица №1. Меры применения административной ответственности при невыдачи трудовой книжки.

Обратите внимание! Работодатель должен будет компенсировать сотруднику не полученный им доход (аналогично вынужденному прогулу), так как задержка в передаче трудовой может быть рассмотрена как незаконное лишение возможности дальнейшего трудоустройства лица. При этом сумма компенсации будет определяться из размера средней заработной платы согласно Постановлению Правительства РФ №922 .

Как показывает судебная практика, для взыскания компенсации по данному основанию гражданину придётся предоставить доказательства о том, что: